Daudzās nometnēs dokumentu aprite joprojām notiek vairākos atsevišķos kanālos - pieteikumi tiek vākti vienā vietā, līgumi sūtīti e-pastā, bet daļa dokumentu tiek iesniegta tikai nometnes sākumā. Process var darboties, taču tas prasa daudz manuāla darba un rada kļūdu risku - kāds lauks paliek neaizpildīts, kāds dokuments pazūd sarakstē, vai pēdējā brīdī izrādās, ka trūkst svarīga apstiprinājuma.
Tieši šī izaicinājuma risināšanai radīta Doqubit Sociālo projektu sadaļa - vide, kur nometņu organizatori var izvietot līgumus, pieteikumu formas un bērnu anketas, lai vecāki tos aizpilda tiešsaistē. Pirms nometņu sezonas Doqubit šo risinājumu piedāvā pilnīgi bez maksas gan organizatoriem, gan vecākiem.
Kāpēc dokumentu aprite nometnēm prasa tik daudz laika
Pat neliela vasaras nometne, kurā piedalās 30–50 bērni, ietver pārsteidzoši lielu dokumentu apjomu. Katram bērnam ir nepieciešams līgums ar vecākiem vai aizbildņiem, kurā atrunāta atbildība, samaksas kārtība un atcelšanas nosacījumi. Tam pievienojas pieteikuma anketa ar informāciju par bērna veselības stāvokli un kontaktpersonām ārkārtas situācijās. Bieži vien nepieciešams arī atsevišķs apstiprinājums par iepazīšanos ar iekšējās kārtības noteikumiem.
Kad šie dokumenti tiek apritē kā e-pasta pielikumi vai papīra veidlapas, organizatoram katrs solis prasa atsevišķu uzmanību: dokumentu sagatavošana, izsūtīšana, atgādināšana, savākšana, lauku pārbaude un parakstu vākšana. Reizēm šim darbam tiek atvēlēts pat konkrēts darbinieks, jo darbu apjoms ir liels un prasa rūpīgu iedziļināšanos.
Tāpat būtisks izaicinājums nometņu organizatoriem ir datu aizsardzības jautājumi: bērnu veselības informācija un personas kodi pārvietojas pa neskaidri organizētām e-pasta sarakstēm un mapēm, kas neatbilst datu apstrādes labai praksei.
Kā Doqubit risinājums darbojas nometņu organizatoriem
Doqubit sociālo projektu sadaļa ļauj nometnes organizatoram vienuviet izvietot visus nepieciešamos dokumentus, kurus vecāki var aizpildīt tiešsaistē. Process ir vienkāršs:
- Doqubit platformā nometnes organizators pievieno nepieciešamos dokumentus, piemēram, pieteikuma anketu, izziņu par bērna veselības stāvokli un iekšējās kārtības noteikumus.
- Katrai nometnei tiek izveidota unikāla saite, kuru organizators var ērti ievietot mājaslapā, publicēt sociālajos tīklos vai nosūtīt vecākiem e-pastā. Papildus tam visi dokumenti ir pieejami arī Doqubit katalogā, lai tos būtu viegli atrast un pārvaldīt vienuviet.
- Vecāki seko saitei, soli pa solim aizpilda informāciju, un aizpildītie dokumenti automātiski tiek nosūtīti uz viņu e-pastu - dokumenti ir gatavi parakstīšanai elektroniski vai izdrukāšanai vien dažu minūšu laikā.
- Risinājums ir pieejams pilnīgi bez maksas - gan nometnes organizatoram, gan vecākiem.
Doqubit risinājumu nometnēm izmanto jau vairāki Latvijas nometņu organizatori, tostarp Young Cham Camp. Pārejot no manuālas pieteikumu apstrādes uz automatizētu sistēmu, organizatori ietaupa būtisku laika daudzumu - tieši to, kas reģistrāciju periodā parasti tiek veltīts e-pastu šķirošanai, atgādinājumu sūtīšanai vecākiem un dokumentu savākšanai pa daļām.
Ko nometņu dokumentu risinājums sniedz vecākiem
Vecākiem nometnes pieteikuma process bieži vien ir mulsinošāks, nekā šķiet no malas. Vienai nometnei jāaizpilda papīra anketa, citai jāparaksta izdrukāts dokuments un jāsūta atpakaļ pa e-pastu, trešajai jādrukā līgums un fiziski jāatved uz nometnes vietu. Ja ģimenē ir vairāki bērni vai bērns piedalās vairākās nometnēs vasarā, šis process kļūst patiesi nogurdinošs.
Doqubit šo procesu vecākiem padara būtiski vienkāršāku. Dokumentu aizpildīšana tiešsaistē aizņem dažas minūtes, un visi nepieciešamie dokumenti pienāk uz e-pastu jau aizpildītā veidā, atliek tikai tos parakstīt. Tas, kas iepriekš varēja aizņemt visu vakaru, pārvēršas par ātru un saprotamu procesu bez nevajadzīgiem starpsoļiem.
Kāpēc risinājums ir pilnīgi bez maksas
Doqubit nometņu dokumentu risinājums ir veidots kā sociālais projekts un ir pieejams bez maksas gan nometņu organizatoriem, gan vecākiem.
Mazas un vidējas nometnes, kuras vada entuziasti, pedagogi vai jaunatnes organizācijas, nereti nevar atļauties atsevišķu IT risinājumu dokumentu apritei, kaut gan tieši šajās nometnēs administratīvais slogs uz vienu organizatoru ir vislielākais. Doqubit izveidotāja Līga Andrejeva ir pārliecināta, ka kvalitatīvai dokumentu noformēšanai - īpaši situācijās, kur runa ir par bērniem un viņu drošību - vajadzētu būt pieejamai ikvienam.
Vienkāršo nometnes dokumentu apriti ar Doqubit jau šodien!
Vasaras nometņu sezona sākas pavisam drīz, un tieši tagad ir labākais brīdis sakārtot dokumentu apriti pirms reģistrāciju vilnis pārvēršas e-pasta haosā. Lai uzsāktu darbu ar Doqubit, nometnes organizatoram jāsazinās ar Doqubit komandu pa tālr. +371 20922680 vai rakstos uz e-pastu: [email protected], un Doqubit palīdzēs sagatavot konkrētajai nometnei nepieciešamās dokumentu formas.
Pēc dokumentu komplekta sagatavošanas organizatoram tiek nodota tieša saite, kuru var ērti nosūtīt vecākiem. Visi turpmākie soļi - anketu aizpildīšana, dokumentu sagatavošana, parakstu vākšana - notiek automatizēti, ļaujot organizatoram fokusēties uz to, kas patiesi svarīgi: kvalitatīvas un drošas vasaras pieredzes radīšanu bērniem!