Turklāt šī formula ir vienlīdz noderīga gan ražotājam, gan pakalpojumu sfērā strādājošam uzņēmuma, gan arī valsts un pašvaldību iestādēm budžeta taupīšanas apstākļos.Nebūs pārspīlēts, ja teikšu, ka darba efektivitāte ir tieši proporcionāla kārtībai, kas valda organizācijā. Lai darbs būtu efektīvs, nepieciešama pārdomāta sistēma – process, kas atsevišķu uzdevumu un darbu izpildi virza noteiktā un loģiskā secībā. Mūsu novērojami liecina, ka daudzos Latvijas uzņēmumos un iestādēs iztrūkst iepriekšminētā loģiskā kārtība, kas mazina darba efektivitāti. Kāpēc svarīgi ir sakārtot biznesa procesus?Ikvienai organizācijai ir sava stratēģija un mērķi, un tieši darba process nosaka to, cik veiksmīgi tā strādā, lai šos mērķus sasniegtu. Procesa rezultātā rodas vērtība – prece vai pakalpojums, kam ir sava vērtība organizācijas pastāvēšanas nodrošināšanai, noteiktas izmaksas un galu galā – tirgus cena. Var jau uzskatīt, ka biznesa un iekšējo procesu sakārtošana ir lieka greznība, bet... tikai līdz brīdim, kad klientiem pajautāju: vai zināt, ko tieši, kā, kāpēc dara ikviens darbinieks un kā viņa darbs ietekmē visas organizācijas mērķu sasniegšanu? Kas notiks, kad organizācijai būs jāsāk darboties taupības režīmā? Atbilde "nē" uz šiem un citiem jautājumiem nozīmē tikai vienu: ja ārējās vai iekšējās vides izmaiņu rezultātā ar organizāciju notiek kas neparedzēts, tās vadība vairs nespēj reaģēt bez sāpīgas mācības. Taču, ja procesi tiek vadīti stratēģiski un profesionāli, organizācijas augstākais menedžments lieliski zina, kā rīkoties konkrētā situācijā!Ar ko sākt?
Līdzīgi kā jebkurai darbībai, vispirms nepieciešams noteikt mērķus, kāpēc tiek ieviesta procesu vadība. Populārākie ir organizācijas darbības sakārtošana, procesos iesaistīto resursu patēriņa samazināšana, efektīva kvalitātes, riska un stratēģiskā vadība u.c. Kad zināmi sasniedzamie rezultāti, tiek izstrādāta procesu vadības stratēģija, kura ietver informāciju par to, kādas darbības, kādā veidā, cik ilgā laikā tiks veiktas un kādi resursi ir nepieciešami. Iniciatīvas sekmīgākas realizācijas labad parasti tiek nodefinēta arī organizācijas procesu karte, kura atspoguļo visus organizācijas procesus un kalpo par pamatu procesu vadīšanai.
Viens attēls pasaka vairāk nekā tūkstoš vārdu
Veiksmīga biznesa procesu vadība sakņojas procesu informācijas kvalitātē, mērogā un pielietojamībā. Gluži kā teicienā, "labāk vienreiz redzēt nekā tūkstošreiz dzirdēt", procesu raksturošanā lietderīgāk izmantot vizuālus aprakstus, tajos iekļaujot procesu raksturlielumus, kuru analīze nepieciešama nosprausto mērķa sasniegšanai. Atsevišķi biznesa procesu vadības rīki procesu modeļus pasniedz arī tekstuālā veidā, ja ir tāda nepieciešamība. Būtiski ir tas, lai biznesa procesu vizuālie apraksti – modeļi – ir veidoti pēc vienotiem principiem, kas padara šo informāciju vairākkārtīgi izmantojamu dažādiem nolūkiem ne vien modeļa izveidotājam vai augsta līmeņa speciālistam, bet arī citiem interesentiem.
Tirgū pieejamie biznesa procesu vadības rīki procesu modelēšanas procesu atvieglo un paātrina, taču mans ieteikums ir pievērst uzmanību tam, vai vēlaties iegūt tikai procesu bildītes, vai arī organizācijas modeli, kuru izmantot nosprausto mērķu sasniegšanai, kas ietver procesu un to komponenšu analīzi, sasaisti ar stratēģiju, kontroli, simulēšanu utt. Praksē novērojamas daudzas situācijas, kad organizācijā jau ir procesu vizuāls vai tekstuāls apraksts, tikai šie procesu atspoguļojumi kalpo vienam mērķim – lai būtu procesa apraksts, kas reglamentē, kā teorētiski notiek process. Diemžēl, ļoti daudzas organizācijas nenovērtē procesu modeļu vērtību un to izmantošanas potenciālu.
Organizācijas procesu modelēšana – resursu ietilpīgākā darbība
Organizācijas procesu modelēšana parasti ir procesu vadības viens no resursu ietilpīgākajiem posmiem, taču, lai pēc iespējas ātrāk sasniegtu jūtamu atdevi no procesu vadīšanā ieguldītā, parasti tiek sākts ar problemātiskākajiem procesiem. Problēmas katrai organizācijai var būt atšķirīgas. Piemēram, ja jāsamazina patērētie cilvēkresursi, tiek analizēti procesi ar vislielāko cilvēkresursu iesaisti. Ja nepieciešams uzlabot produktu – tiek vadīti procesi, kas atbalsta šo produktu izveidi, realizāciju un vadīšanu.
Procesu modeļos atspoguļotā organizācijas darbība tiek mērķtiecīgi analizēta. To veic procesu eksperti, kuri var būt gan pašas organizācijas, gan piesaistītie darbinieki, gan šo abu veidota komanda. Biznesa procesu vadības rīki analīzi atbalsta, sniedzot informāciju par resursu iesaisti un noslodzi dažādos procesos, risku klātesamību un iestāšanās varbūtību noteiktos procesos pie noteiktiem apjomiem utt. Analīzes rezultātā tiek izstrādāts vēlamais biznesa procesa modelis, kas tad tiek ieviests dzīvē. Jāpiemin, ka biznesa procesu pārveide bieži vien ir viens no grūtākajiem posmiem, jo nereti nepieciešams veikt organizatoriskās struktūras pārveidi, atteikties no atsevišķiem procesiem, jāievieš izmaiņas resursu pielietojumā u.c. Vēl izplatīts procesu analīzes veids ir plašāk pieņemtu standartu (SOX, ISO u.c.) un prakses (piemēram, ITIL, SCOR u.c.) ieviešana un pārņemšana.
Kad organizācija biznesu procesu vadībā ir jau attīstījusies no procesu apzināšanas līdz to pārveidei, uzkrātā pieredze tiek pielietota arī citos organizācijas procesos. To vislabāk ir veikt, ja organizācijā ir noteikts "kompetences centrs", kurš pilda procesu vadītāju funkciju – plāno, modelē, analizē, komunicē un kontrolē organizācijas procesus, iesaistot procesu īpašniekus un organizācijas vadību.
Runājot par mērķiem - process ir lieks, ja tam nav mērķa!
Vairums organizāciju jau pievērš pastiprinātu uzmanību tam, lai visu, kas organizācijā notiek, varētu "nosvērt un nomērīt", jo tad ir pamats izvirzīt konkrētas prasības, kritērijus visu organizācijas darbību novērtēšanai. To ir grūti izdarīt, ja paši procesi, tajos iesaistīto resursu daudzums un atbildīgie nav nodefinēti. Ja katram procesam un tā darbībām ir noteikts mērķis, stratēģijas sasaiste ar procesiem kļūst pašsaprotama. Šajā gadījumā procesu vadība veicina efektīvāku stratēģijas realizēšanu.
Biznesa procesu vadība (Business Process Management jeb BPM) paver iespējas inovācijām, spējai mainīties un neapšaubāmi veicina organizācijas efektivitāti. Proti, ļauj risināt virkni problēmu, kas ierobežo vai pat samazina ienākumus. Veiksmīga biznesa procesu vadības piemēru ir daudz. Piemēram, ja kādreiz esat baudījis/usi Coca Cola, braukuši ar Audi, BMW vai VW markas auto, izmantojuši Swisscom, Vodafone pakalpojumus – jūs jau esat pastarpināti izbaudījuši biznesa procesu vadības rezultātu. Ar biznesa procesu vadības palīdzību tūkstošiem organizāciju ir sekmīgi sasniegušas nospraustos mērķus. Viens no BPM piemēriem ir viena no lielākajām Kazahstānas bankām Nurbank ar labi saskatāmu finansiālu atdevi. Kā kopējās BPM realizācijas pilotprojekts tika izvēlēts kredītu izsniegšanas process, kura analīze ar IDS Scheer izstrādāto metodoloģiju ļāva samazināt procesa laiku gandrīz uz pusi un izmaksas par 19% (atsevišķiem apakšprocesiem pat līdz 40%).
Tomēr pie paveiktā nevajadzētu apstāties, jo process ir kā dzīvs organisms! Tas nemitīgi mainās. Tiesa gan, izmaiņu ātrums dažādiem procesiem ir citāds, atkarībā no specifikas, organizācijas iekšējās un ārējās vides izmaiņām, tāpēc procesu vadību nedrīkstētu uztvert kā vienreizēju akciju. Tieši pretēji – tas ir nepārtraukts ceļš uz arvien veiksmīgāku organizācijas darbību.