Speciālisti, rūdīti grāmatveži un VID konsultanti, atsaucoties uz likumiem, uzstāj, ka rēķinam ir jābūt fiziski parakstītam vai arī apliecinātam ar elektronisko parakstu (www.e-me.lv), kas līdz šim nav ieguvis lielu popularitāti. Jebkuri citi apliecināšanas mēģinājumi, piemēram, ar frāzi „šis rēķins ir sagatavots elektroniski un derīgs bez paraksta”, ar ciparu rindu, ar svītru kodu, ar atsauci uz kādu uzņēmumā strādājošu cilvēku, tiek uzskatīti par grāmatvedībai nederīgiem.
Interesanti, ka neskatoties uz to, acis tiek pievērtas uz „lielo” uzņēmumu rēķiniem, kas tos sūta tikai elektroniski. Ir tikai pašsaprotami, ka viņiem visu rēķinu parakstīšana prasītu veselu departamentu. Neesmu arī dzirdējis par to, ka kāds tiktu sodīts par šādu (neparakstītu) dokumentu pieņemšanu. Tātad nedrīkst, bet drīkst! Te arī rodas lielākie pārpratumi. Uzņēmumi labprāt izvēlas rēķinus sūtīt elektroniski, taču nelokāmi sadarbības partneri pieprasa tos arī parakstītus. Rezultātā sanāk ne šis ne tas.
Uzņēmumi izvēlas elektroniskos rēķinus, jo tas ir izdevīgāk. Vienkārši rēķinot, ja uzņēmums mēnesī izraksta 1000 rēķinus un viena rēķina apstrāde (izdrukāšana, parakstīšana, ielikšana aploksnē) prasa 30 sekundes un rēķina nosūtīšana pa pastu maksā 0.35 Ls, tad šis process aizņem vairāk kā 8 stundas no atbildīgās personas laika un izmaksā 350.00 Ls pasta izdevumos vien. Turpretī, sagatavot un nosūtīt rēķinu elektroniski, ja process ir automatizēts, izmaksā tieši 0.00 Ls. Vienīgais uzvarētājs šajā procesā ir pasts!
Es skatos uz šo situāciju tīri praktiski, tādēļ piedodiet, ja pietrūkst padziļinātas likumdošanas analīzes. Vēlos aicināt „legalizēt” elektroniski sagatavotus rēķinus, kas jau tik ļoti ir kļuvuši par mūsu ikdienu. Ja ne visiem rēķiniem, tad kaut vai tiem, kas nepārsniedz kādu noteiktu summu, piemēram 300.00 Ls.
Labprāt uzklausītu arī argumentus, kāpēc tomēr to nevajadzētu darīt.